Viele von uns arbeiten derzeit von zu Hause aus. Doch gerade im Homeoffice ist es wichtig, dass Daten gut geschützt sind. Was Sie jetzt wissen müssen, erklärt Henk Kluvers, leitender Datenschutzberater beim DNHK-Mitglied PRW Consulting, in zehn Tipps.
1. Arbeiten von zu Hause aus – Recht oder Pflicht?
Anders als in Deutschland kann ein Arbeitgeber in den Niederlanden Sie verpflichten, von zu Hause aus zu arbeiten (die Situation muss jedoch angemessenen sein). Andererseits ist die Arbeit von zu Hause aus kein Recht für den Arbeitnehmer, auch nicht in Deutschland. Glücklicherweise haben viele Unternehmen bereits vor der Covid-19-Krise Vereinbarungen darüber getroffen. Beachten Sie jedoch die folgenden Punkte.
2. Welche Vereinbarungen sind getroffen?
Der Arbeitgeber ist für die Gewährleistung des Datenschutzes und der IT-Sicherheit bei der Arbeit von zu Hause aus verantwortlich. Aus diesem Grund sollten Vereinbarungen über die Fernarbeit getroffen und die technischen und organisatorischen Maßnahmen in Bezug auf Hardware, Software und Administration festgelegt werden. Die Maßnahmen werden zumeist als lästig empfunden, erhöhte organisatorische Aufwendungen für Sicherheit werden als Zeitfresser gesehen. In dieser schwierigen Zeit ist es daher aus praktischen Gründen oft verlockend, von diesen Vereinbarungen abzuweichen. Das ist aus mehreren Gründen sehr riskant und kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.
3. Verarbeitungsverzeichnisse anpassen
Wenn Sie beispielsweise Daten von Mitarbeitern verarbeiten, die von zu Hause arbeiten und etwa deren Arbeitszeiten festlegen oder feste Zeiten für Online-Besprechungen vereinbaren, muss der Datenschutzbeauftragte das Verarbeitungsregister für die geänderten Verarbeitungen anpassen. Ebenso ist zu überprüfen, ob das Verarbeitungsverzeichnis des Prozessors in der Cloud noch aktuell ist. Dies wird ohnehin in den meisten Fällen notwendig sein, da Sie nach der Krise vermutlich öfters von zu Hause aus arbeiten werden. Darüber hinaus benötigen Unternehmen mit einem Betriebsrat die Genehmigung des Betriebsrats für neue Systeme, die die Leistung und Arbeitszeit der Mitarbeiter regeln (Art. 27.1 WOR.).
4. Bleiben Sie fit
Sie haben Anspruch auf einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz. Für viele Menschen ist dieser Arbeitsplatz jetzt zu Hause. Wenn durch das Arbeiten von zu Hause aus Ihr Rücken leidet, da sie nur einen schlechten Bürostuhl besitzen, ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich – wenden Sie sich daher an Ihre verantwortliche Stelle. Sie bleiben auch geistig gesund, indem Sie regelmäßig mit Kollegen in Online-Kontakt bleiben. Entwickeln Sie Ihren Arbeitsrhythmus neu und trainieren Sie sich regelmäßig auf die neue Situation. Sofern möglich – machen Sie in Ihrer Mittagspause einen Spaziergang.
5. Grüße und Genesungswünsche an erkrankte Personen
Die DSGVO und die nationale Gesetzgebung bieten ausreichende Tools, um Ihre Daten während der Corona-Krise weiterhin rechtlich korrekt zu verarbeiten. Daten über infizierte Personen sollten nicht verbreitet werden, ohne die Interessen der Beteiligten abzuwägen. Kollegen können sich gegenseitig über einen kranken Kollegen im sozialen Kontext informieren, eine Namensliste ist jedoch ausschließlich dem Betriebsarzt vorbehalten. Es ist daher vorzuziehen, Kontakte über kranke Kollegen über Ihre private E-Mail oder soziale Medien über Ihren eigenen Computer oder Ihr privates Telefon zu pflegen.
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