Die Digitalisierung der Lieferkette und des Beschaffungsprozesses ist für viele deutsche und niederländische Unternehmen eine Herausforderung. Bestellungen werden in der Lieferkette noch viel zu häufig von Hand übertragen und in unterschiedliche Systeme eingegeben. Das ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Voortman Steel Machinery stellt sich dieser Herausforderung und hat Möglichkeiten gefunden, den Beschaffungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren.
Voortman Steel Machinery aus dem niederländischen Rijssen entwirft, entwickelt und produziert seit 45 Jahren Maschinen für die profil- und blechverarbeitendes Industrie. Mit internationalen Tochterunternehmen, die für Vertrieb und Service zuständig sind, ist das Unternehmen mit über tausend installierten Systemen ein weltweit anerkannter Lieferant. Durch den ständigen Fokus auf die Entwicklung neuer Produkte und der Weiterentwicklung des Maschinenprogramms ist Voortman in verschiedenen mit Stahl verwandten Branchen führend.
20.000 Bestellungen im Jahr
Als Einkaufsmanager war Eric Blokvoord bei Voortman Steel Machinery für den Einkauf verantwortlich. Das Unternehmen hat etwa 20.000 Einkaufsbestellungen im Jahr und über 100.000 Bestellpositionen. „Um diese Mengen besser verwalten zu können, wollten wir den operativen Beschaffungsprozess transparenter gestalten, um uns auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können, nämlich die Abweichungen.
„Ein klarer Blick auf die Ausnahmen, wobei der Rest von selbst gut laufen muss, das ist kurz gesagt, was wir anstreben.“
Durch die Nutzung technischer Möglichkeiten konnten wir einen großen Teil des herkömmlichen operativen Beschaffungsprozesses automatisieren. Dadurch arbeiten wir effizienter mit unseren Lieferanten zusammen und können uns auf die Ausnahmen und dringenden Fragen in der Lieferkette konzentrieren. Ich merke, dass meine Kollegen in der Branche mehr oder weniger mit denselben Problemen kämpfen. Überall geht es um überflüssige Einkaufstätigkeiten und die Verfügbarkeit von Daten, mit denen Sie und Ihre Lieferanten die Zusammenarbeit verbessern könnten.
Viel Routine bei der Beschaffung
Eric Blokvoord weist darauf hin, dass es bei der Beschaffung viel Routine gibt. „Wir bestellen per E-Mail und der Lieferant übernimmt die Daten manuell in sein System und bestätigt uns die Bestellung. Die Bestätigungen kommen in einem allgemeinen E-Mail-Postfach an und werden nacheinander abgearbeitet. Wenn alles in Ordnung ist, werden sie akzeptiert und abgelegt. Ist etwas nicht in Ordnung, wird sofort reagiert. Dies ist ein sehr arbeitsintensiver Prozess, der eigentlich keinerlei Mehrwert für das eigentlich Geschäft bringt. Überdies gibt es verschiedene Risikofaktoren: Unsere Bestellung kann nicht gesendet werden, wir erhalten keine Bestätigung oder bei der Datenübernahme werden Fehler gemacht. In über 90 % der Fälle bestätigen die Lieferanten entsprechend unserer Bestellung. Mit unserer derzeitigen Arbeitsweise müssen wir uns jedoch alle diese Auftragsbestätigungen ansehen, um diese zu prüfen. Dann haben wir überlegt, wie wir diesen Prozess umgestalten können. Das ist, was alle als „Automatisieren“ bezeichnen, aber bei uns gehört das einfach zu den Dingen, mit denen wir uns beschäftigen müssen. Ein klarer Blick auf die Ausnahmen, wobei der Rest von selbst gut laufen muss, das ist kurz gesagt, was wir anstreben.“
Suche nach Lösungen zur Digitalisierung der Lieferkette
Die Suche nach Möglichkeiten zur Digitalisierung der Lieferkette begann bei SAP, da Voortman das ERP-System von SAP nutzt. „Dabei haben wir unter anderem nach der Einrichtung direkter EDI-Schnittstellen geschaut, aber das erwies sich als zu komplex. Nur ein Teil unserer Lieferanten nutzt SAP und die Mehrheit andere ERP-Pakete wie Exact, Navision oder Ridder. Mit EDI hätten wir daher selbst verschiedene Schnittstellen einrichten und verwalten müssen. Diese Lösung ist meiner Meinung nach sehr aufwendig und mit Risiken verbunden. Das würde ich im internen Entscheidungsprozess niemals durchsetzen können.“
„Zusätzlich wird die Zuverlässigkeit Ihrer Artikeldaten erhöht.“
„Eines Tages kam ich mit Tradecloud ins Gespräch. Sie hatten einige anschaulich Beispiele aus der Fertigungsindustrie und das war genau das, was wir suchten. Wir fanden die Lösung von Tradecloud zugänglicher als alternative Lösungen. Das lässt sich dadurch erklären, dass sich Tradecloud an die niederländische Fertigungsindustrie richtet. Ich merke, dass Tradecloud innerhalb der Branche eine Führungsrolle einnimmt. Das hat unser Interesse geweckt, weil auch unsere Lieferanten in dieser Branche tätig sind.“
Start eines achtwöchigen Pilotprojekts mit zwei Lieferanten
„Um uns intern an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen, haben wir mit zweien unserer Lieferanten ein achtwöchiges Pilotprojekt gestartet: Festo und Nieuwe Weme Group. Wir haben uns bewusst für diese beiden Lieferanten entschieden, weil Festo mit der vollständigen SAP-Integration arbeitet und die Nieuwe Weme Group über das Webportal von Tradecloud. Auf diese Weise konnten wir testen, wie uns das Versenden und Empfangen von Bestätigungen mit beiden Systemen gefällt. Wir wollten wissen, ob unsere Erwartungen und die unserer Lieferanten mit der Realität übereinstimmen und auf welche technischen Probleme wir stoßen könnten. Dazu hat sich das Pilotprojekt als besonders hilfreich erwiesen. Von unserer Seite kamen einige zusätzliche Wünsche hinzu. Ferner lernt man die Arbeit mit der Plattform. Wir wollten noch weitere Schritte hinzufügen, um es uns und den Lieferanten leichter zu machen.“
Neben „Bestellungen“ auch andere Module einbinden
In dem Pilotprojekt ging es ausschließlich um das Modul Bestellungen (einschließlich Bestätigungen und Kommunikation). Sollen noch weitere Prozesse in die Lieferkettenplattform integriert werden? „Anfang nächsten Jahres beginnen wir mit der Katalogfunktion. Unsere Lieferanten können dann ihre Artikel mit Spezifikationen in das Portal einstellen, das sie direkt mit SAP synchronisiert. Das wird die Zuverlässigkeit Ihrer Artikeldaten zusätzlich erhöhen.“
„Das Versenden von E-Mail gehört zu Glück wirklich der Vergangenheit an.“
„Später wollen wir auch die Rechnungsstellung über Tradecloud laufen lassen. Auch diese neuen Module gehen wir schrittweise mit den genannten beiden Lieferanten an. Zuerst wollen wir die Bestellungen, Lieferungen und den Katalog einrichten und erst dann gehen wir zur elektronischen Rechnungsstellung über. Dann haben wir den gesamten operativen Prozess automatisiert. In der Zwischenzeit werden wir möglichst viele unserer Lieferanten an das Portal anschließen.“
Mehr Arbeit mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern erledigen
„Die Erfahrungen sind bisher gut. Auch Festo begrüßt diese Arbeitsweise, da man dort bereits an die Arbeit mit Tradecloud gewöhnt waren. Das Versenden von E-Mails gehört zum Glück endgültig der Vergangenheit an. Kurzfristig werden wir eine Reihe anderer Lieferanten wie Van Egmond, Bosch Rexroth, Fabory und Unidrive einbinden. Ich gehe davon aus, dass 80-90 % unserer Lieferanten mit Tradecloud arbeiten werden. Derzeit konzentrieren wir uns noch auf die Lieferanten von Einkaufsteilen. Die Lieferanten von Fertigungsteilen (Materialien, die nach unseren Vorgaben gefertigt werden, wie Dreh- und Fräsarbeiten) folgen, sobald wir auch Zeichnungen über Tradecloud versenden können.“
„Auch unsere Lieferanten können diesen Ansatz nutzen, um ihre Leistung zu verbessern.“
Eric Blokvoord denkt, dass diese Verbesserung die Effizienz und Liefertreue des Werks weiter erhöhen wird. „Letztendlich kann mehr Arbeit mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern erledigt werden. Wir wissen jetzt nämlich wesentlich besser, was pünktlich und was zu spät kommt. Je eher man dies im Prozess weiß, desto größer ist die Chance auf eine Alternative ausweichen zu können. Ich sehe das Werk als meinen wichtigsten internen Kunden. Wenn die Produktion auf halbem Weg angehalten werden muss, weil Material fehlt, dann sinkt die Effizienz drastisch. Wir sind daher bestrebt, dass dies möglichst selten geschieht.“
Großer Schritt in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten
„Viele Daten, die im System gesammelt werden, sind für mich von strategischer Bedeutung. Im Rahmen des Supplier Relationship Management kann ich gezielte Vereinbarungen mit Lieferanten in Form eines SLA festlegen. Sie erhalten einen transparenteren Prozess mit Ihren Lieferanten. Es ist deutlich, was vereinbart wurde, und Sie können dies dann anschließend mit der Leistung abgleichen. In Bezug auf Erkenntnisse entwickeln wir uns auf jeden Fall weiter. Mein Lieferant sieht nun dasselbe auf seinem Bildschirm wie ich. Wir sind uns über die Daten, die wir dort sehen, und die gemeinsamen Vereinbarungen einig. Daher müssen wir keine Listen hin- und herschicken und das erspart uns viele Diskussionen, zum Beispiel über die Messmethode. Auch unsere Lieferanten können diesen Ansatz nutzen, um ihre Leistung zu verbessern. Zum Beispiel wird deutlich, wie Sie als Lieferant im Vergleich zu den Mitbewerbern abschneiden. Ich nutze diese Informationen nicht, um Lieferanten unter Druck zu setzen, sondern als Mittel, ein gutes Gespräch darüber zu führen, wie wir gemeinsam noch besser werden können. Ich bin davon überzeugt, dass dies die neue Art von operativem Einkauf und Informationsaustausch wird.“
Dieser Artikel ist ursprünglich in niederländischer Sprache auf der Website von FME erschienen.
